Facebook a décidé de s’attaquer au monde de l’entreprise et propose un nouveau service « Workplace » (littéralement « Lieu de travail »). Vous vous en doutez sans doute, ce produit est similaire à Facebook avec deux différences notoires : c’est payant (donc sans publicité) et l’accès aux infos est restreint. Workplace est composé de trois modules : les nouvelles, les appels, et les groupes. Est ce suffisant et nécessaire pour une entreprise pour travailler en mode collaboratif ?
Clairement Workplace est positionné pour faire concurrence à Google Suite, Microsoft Online et autres solutions de travail collaboratives (notamment Box, Slack et Huddle). Comparons ces produits.
Pour le stockage des fichiers, Workplace n’utilise pas une arborescence classique avec des répertoires. Les fichiers sont déposés dans des articles (posts) dans le flux de nouvelles (news feed). Ces fichiers peuvent être des documents bureautiques mais aussi des photos et des vidéos. Pour les retrouver dans le flux il faut faire des recherches par mots clés. Par ailleurs, il n’est pas possible de contrôler l’accès à un fichier individuel comme les autres solutions.
Pour la création de documents, Workplace propose uniquement l’écriture d’articles et de réponses aux articles avec un éditeur de texte (sans options de formatage). Google Suite et MS Online / Office 365 sont largement supérieurs de ce point de vue. Workplace doit donc s’appuyer sur d’autres outils pour du travail collaboratif.
Pour la diffusion des informations, Workplace est similaire à Facebook avec une présentation strictement chronologique. Google Plus est relativement similaire mais il y aussi Google Sites pour présenter les infos comme l’on veut. MS Online dispose de flux d’actualités, de sites d’équipe (Sharepoint) et de présentation multimédia (Sway).
Pour la communication, Workplace propose une messagerie instantanée et de la vidéoconférence. Microsoft, avec l’acquisition du leader Skype ainsi que de Yammer, est certainement plus performant et Google, avec son module Hangout, n’est pas à la traîne non plus. Workplace ne dispose pas de messagerie Internet classique comme GMail ou MS Outlook, mais bon pas besoin de s’encombrer d’un service ringard, n’est-ce-pas ? Cependant vous pouvez recevoir des notifications par courriel d’infos publiées dans Workplace dans votre messagerie classique.
Pour la gestion de contacts, Workplace permet de voir la page perso de vos collègues (comme vos amis dans Facebook) et de regrouper ces collègues en groupes. Chaque utilisateur gère sa page, ses flux et ses groupes. Il ne semble pas que l’administrateur du système (et/ou le responsable d’un service) puisse imposer à un employé de faire parti d’un groupe et de suivre les infos de ce groupe. Cette remise à plat de la hiérarchie aura de quoi plaire aux jeunes mais ne sera pas forcément du gout des managers en place. Selon Julien Codorniou, le directeur de Workplace, « It’s about building connections between people not org-charts » (c’est pour établir des connexions entre les gens, pas des organigrammes). De ce coté la G Suite et MS Online sont beaucoup plus conservateurs.
Pour la sécurité, Workplace promet que votre compte entreprise n’a aucune connexion avec votre compte Facebook et que vos data restent votre propriété ! Voila de quoi être rassuré… mais c’est quand même un peu léger par rapport à la sécurité de Box.
Pour la mobilité, Workplace dispose d’applis pour Android et Apple. Cependant il ne semble pas possible de synchroniser les documents stockés pour du travail hors connexion contrairement à Box, G Suite et MS online.
Enfin pour l’accessibilité de la solution, Workplace est plutôt bon marché avec un 3$/mois/compte. Compte tenu de la popularité de Facebook, il n’y a peu de formation à prévoir pour que tous les employés sachent l’utiliser. Les autres produits, notamment MS Online sont moins accessible et ont besoin de plus d’accompagnement.
Conclusion : Installer Workplace peut être intéressant pour de grosses sociétés ou les employés ont besoin d’outils de communication transversaux. Le savoir faire de Facebook dans ce domaine est indéniable et Workplace est certainement plus efficace que les échanges par simple courriel. Cependant Workplace manque de plusieurs fonctionnalités importantes dont disposent ses concurrents. Bref, un produit pour faire le buzz dans la boîte plutôt que du travail collaboratif au sein de l’entreprise.
Pour terminer sur une note positive, Workplace est probablement très utile pour animer une association et mettre en valeur ses membres. Facebook offre d’ailleurs généreusement des comptes gratuits pour les organisations à but non lucratif. Un Facebook juste pour mon club, c’est tentant…
