Vous voulez faire un site destiné à un public limité, un intranet non ouvert au grand public, un outil de travail convivial pour votre équipe. Quel sont les meilleurs outils avec des coûts raisonnables ?
Au préalable, posons nous la question de pourquoi mettre en place cet Intranet ? Vous pouvez toujours envoyer votre tableur à vos collaborateurs par courriel, c’est simple et efficace, n’est-ce-pas ? En effet c’est bien pour de la collaboration à sens unique. Si un feedback de votre équipe est souhaité, un site portail ou le nouveau tableur est expliqué et mis en valeur est un meilleur départ. Vos collaborateurs vont pouvoir modifier ce tableur en y inscrivant directement leurs données et vous n’aurez donc pas une fastidieuse consolidation à effectuer. Votre équipe pourra aussi faire des commentaires bien visible sur le site (en bas de l’article) ou plus discret dans le corps du document. Enfin, lorsque vous aurez besoin de retrouver ce tableur un an plus tard ainsi que tout ce qui en a suivi, vous n’aurez pas à parcourir les archives de votre messagerie.
Un logiciel de référence est bien sur Microsoft Sharepoint (OneDrive Pro, MS Office 365) mais il y a de très nombreuses alternatives. C’est une solution intéressante mais un site Sharepoint n’est pas vraiment un modèle d’ergonomie et de convivialité… A mon avis une combinaison gagnante est un mix de Google et de WordPress.
Google Suite est un très bon produit pour collaborer sur des documents mais n’est pas terrible pour mettre en valeur ces documents. Wordpress est un très bon produit pour promouvoir vos informations mais n’est pas adéquat pour gérer une collection de documents et des dossiers de fichiers.
Comment faire pour avoir le meilleur des deux mondes ?
Tout d’abord il faut créer un domaine Internet qui permettra de donner une identité à votre Intranet. Prenez ensuite une abonnement pro chez Google pour avoir accès à Google Suite et aux logiciels de travail collaboratif. Plutôt que Google Sites qui est extrêmement limité, démarrez un superbe site avec WordPress (et ses innombrables modèles/ thèmes). Ensuite le truc est d’intégrer ces deux produits…
Dans votre site WordPress il faut simplement ajouter plusieurs extensions pour cette intégration. Nous recommandons les « plugins » de « WPg » mais il y en a plusieurs qui se positionnent dans cette niche. Bien sur vous devez aussi donner accès a ces extensions à votre espace Google Suite.
Une première extension est nécessaire pour pouvoir vous connecter sur votre site via vos comptes Google. Plus besoin de gérer deux listes d’utilisateurs et les mots-de-passes en double. Si vous voulez forcer les utilisateurs à se connecter avant d’accéder au site une deuxième extension est pratique pour verrouiller le site, et donc en faire un Intranet.
Ensuite installez une autre extension pour directement inclure les fichiers de Google Drive dans les articles ou les pages de votre site. Notez que vous pourriez aussi faire un copier/coller d’un document Google dans une page WP (et le format serait bien conservé) mais c’est moins évident pour les tableurs ou autres format de fichiers.
Enfin vous pouvez ajouter des extensions pour faire un petit réseau social. La liste des membres de l’Intranet, l’accès aux profils et l’inclusion des photos sont une bonne manière de mettre en valeur l’équipe.
Avec ces deux logiciels vous pourrez mettre en valeur des informations importantes pour l’équipe et les inciter à collaborer autour de ces documents.
